De nombreuses entreprises gèrent un flux important de données et doivent concevoir des documentations standardisées pour leurs partenaires et clients. Pour exploiter au mieux ces données et pouvoir les gérer le plus facilement possible, il est possible de recourir à des solutions logicielles, comme un atelier documentaire S1000D. Apprenez-en plus dans cet article.
Qu'appelle-t-on “données standardisées” ?
La plupart des entreprises qui utilisent de la documentation technique doivent respecter des normes et des critères dans leur conception. Elles utilisent alors des données standardisées, respectant des formats et des spécifications précises, pour concevoir l’ensemble de leurs supports. Ainsi, dès qu’elles transmettent des documents à leurs clients, fournisseurs, partenaires… toutes les parties prenantes parlent le même langage.
Pourquoi est-il important d’organiser la gestion de ses données standardisées ?
Lorsqu’une entreprise gère un nombre important de données standardisées, elle doit tout mettre en œuvre pour pouvoir les trouver et les gérer facilement. Sans quoi, les personnes qui les utilisent risquent de perdre du temps et de diminuer leur productivité. En ayant recours à un outil de gestion comme un atelier documentaire S1000D par exemple, il est plus simple de trier, utiliser et gérer ses données standardisées.
Par ailleurs, dans le cadre d’une création de documentation technique, un atelier documentaire va faciliter la conception du document directement dans la norme souhaitée.
Gérer ses données avec un atelier documentaire S1000D
L’un des outils à plébisciter pour gérer de manière optimale ses données standardisées est un atelier documentaire S1000D. Ce genre d’outil dédié à la documentation technique propose des fonctionnalités particulièrement intéressantes.
Qu’est-ce qu’un atelier documentaire ?
Un atelier documentaire regroupe plusieurs fonctionnalités qui permettent de créer, gérer, publier et envoyer des documentations techniques. Ce genre de solution intègre certaines normes obligatoires, vous pouvez donc trouver des ateliers documentaires S1000D, ATA2300…
Parmi les fonctionnalités proposées, on retrouve :
● La rédaction guidée : récolte des données nécessaires, mise en page intuitive…
● La gestion de contenu : centralisation de l’ensemble des données standardisées dans une plateforme intelligente,
● Le contrôle de la documentation : transmission des documentations simplifiée pour un contrôle et une validation plus rapide de celles-ci,
● La diffusion : mise à disposition de la documentation à tous les utilisateurs finaux par différents canaux.
En savoir plus sur la norme S1000D
Le recours à un atelier documentaire S1000D est particulièrement utile pour les personnes en charge de la conception des documents techniques, comme le responsable de la documentation en entreprise, dans les secteurs de l’aviation et le domaine militaire.
En effet, la norme S1000D a été créée par l’Aerospace and Defense Industries Association of Europe (ASD). Elle est caractérisée par une base très complexe qui rassemble de nombreuses données hiérarchisées de manière particulière. Ces dernières sont reliées les unes avec les autres selon différents critères.
Pour pouvoir ajouter un document à la base, celui-ci doit impérativement respecter la norme S1000D (les fichiers acceptés étant uniquement les XML, DDM ou CGM). C’est là que l’atelier documentaire S1000D est très utile. Il permet en outre d’organiser ses données et de les exploiter plus simplement.
Adam Suite : notre recommandation pour un atelier documentaire efficace
Si vous avez besoin d’un atelier documentaire S1000D pour concevoir des documentations techniques qui respectent cette norme et gérer vos données standardisées, nous vous recommandons l’utilisation de Adam Suite. Cette solution vous permet d'organiser vos données, de produire et de gérer vos documentations techniques mais aussi de les diffuser aux bons interlocuteurs.
Les points forts d’Adam Suite ? L’outil peut s’intégrer à votre système d’information (PLM, ERP) via ses API. Il vous permet d’exploiter vos données standardisées à la norme S1000D mais aussi ATA2300.